コロナ禍でウェブセミナーが増えている理由とは

ＷＨＯ（世界保健機関）が2019年12月8日に発症を公式に発表した新型コロナウイルス。日本でも３度目の緊急事態宣言が出され、予断を許さない状況です。

従来はホテルや会議室など会場を設営しておこなってきたセミナーですが、参加者も減少しているのが現状です。そこでコロナ対策の一環として対人の接触を防ぐことを目的に自宅で参加できる「ウェブセミナー」が活用されています。自粛要請など外出を控える流れになっていることからも、可能な限り自宅で完結できるウェブセミナーが注目されるのは、自然の流れです。

▲UNICOでも2月にZoomを活用したウェブセミナーの企画・運営を行いました。 

ウェブセミナーは、必要なツールをパソコンにインストールすれば誰でも自宅でセミナーに参加できる気軽さに加え、会場に出向くまでの交通費まで削減できますので参加者にとってもメリットがあります。

もう１つ、ウェブセミナーが増え続ける大きな理由としては企業側に大きなメリットがあるということです。セミナーをおこなうための会場設営や人件費を抑えることだけでなく、参加者の声をチャットやメールを通してリアルタイムで拾うことができますので、業務効率アップにもつながってきます。

ウェブセミナーとは？メリット・デメリットは？

ウェブセミナーは、ウェブ（インターネット）でセミナー（講習）をおこなうというもので、「ウェビナー」とも呼ばれています。メリット・デメリットを挙げてみました。

【メリット】
◎　新たなセミナー参加者数を増やすことができる
◎　交通費や会場設営にかかる経費削減、移動時間の有効活用ができる
◎　ファイルの送受信機能を使って資料を参加者に配布できる（印刷経費削減）
◎　アーカイブで動画を残すことで、セミナー内容を見返すことができる

【デメリット】
◎　参加者へのセミナー案内を充実させ、理解してもらうための労力が必要となる
◎　ビデオ会議ツールを動かすためのシステムを作る必要がある
◎　ツールの操作など事前に研修などが必要となるケースがある
◎　参加者とのコミュニケーションが減ってしまうことが多い

参加してもらうための環境づくりとは

基本的には無料のビデオ会議ツールを利用することでウェブセミナーは容易に開始できます。そのため、最も大切なことは「セミナー参加者へ事前の案内を充実させる」ということです。パソコン、インターネット環境、ビデオ会議ができるツールの３つを準備してもらい、初期設定や操作方法まで案内しなければいけません。

「メールの送受信ができる」、「動画が止まることなく再生できる」、という環境であれば特に問題ありませんが、集合住宅やマンションで契約しているインターネット環境には少々注意が必要です。セミナー参加前にビデオ会議に安定して参加できるか事前にチェックしておく必要があります。

参加者へセミナーのスケジュールと合わせて、以上のような注意点を送付しておき、できれば事前にビデオ会議のテストもおこなっておくと良いでしょう。

代表的な３つの無料ツール

実際にやってみようとすると、さまざまなツールがあり、頭を悩ました方もいるはず。ここ最近で、よく利用されているツールをご紹介します。

①Zoomミーティング

アプリをインストールする必要がなく「URLを参加者に配布」するだけでビデオ会議を開始できるので、参加者目線のツールと言えます。ややこしい初期設定なども不要なのでストレスなく、パソコンの操作が苦手という初心者の方でも安心して利用できます。通信料が少なく、安定した通信ができるという特徴があるので、インターネットの速度が気になる参加者でも問題ありません。

②clsco webex meetings

基本的にはZoomと同じ仕組みで、開催したミーティングに「参加者」が出席するシステムになっています。アプリをダウンロードしたうえで、ミーティングの招待メールから参加者はビデオ会議に参加します。通信の安定性やセキュリティなどはZoomと遜色ありませんが、大きな違いとしては、回数制限はありませんが「1回のビデオ会議は50回まで」となっていますので、注意が必要です。

③You Tube Live

主催者より提供されたURLから、You Tubeのウェブサイトへアクセスするだけでセミナーに参加できます。専用アプリのインストールなどの必要がありませんので、最も気軽に利用できるツールと言えるでしょう。初期設定や操作も不要です。参加者としてはインターネット動画を見る感覚に近いです。

ウェブセミナーの成功例

大企業から個人まで、ウェブセミナーの開催が盛んになっています。

ウェブセミナーの成功例として、グローバル電子計測器メーカーの場合、大規模展示会で約50セッションを同時中継したことで例年の２倍以上の集客に成功しました。会場での参加数が１千５百人だったことに対して、ウェブからの参加者は２千人とウェブからの参加が上回る結果となりました。また、アンケート回答数も劇的に増加があったという報告もありました。

そして、ある大手人材広告会社は、「これまでオフラインでのセミナーが中心であったが、オンラインのセミナーを新たに導入したところ、参加者からのアンケート数が増加し、チャットでの参加数が増えた。参加者からのリアルなデータを瞬時に取得できるだけでなく、参加者もリアルタイムの情報を得られることからWin-Winの関係を築くことができた。」とのこと。これは成功例と言えます。

これからのウェブセミナーは？

「withコロナ」、「アフターコロナ」という言葉も出てきている中、まだまだテレワークを導入する企業が増えています。

ウェブセミナーに関しては特に企業側へのメリットも大きいため、仮に新型コロナウィルスが終息した後でも、オンラインを活用するという流れは続くことが想定されます。画面越しに提供できることの模索、参加者とのコミュニケーションの手法など企業側としても努力が求められるのも事実です。

今まで参加できなかったものがウェブセミナーで参加できた、何度も録画内容を見返すことができて助かるなど、参加者の嬉しい声も多いのが現状です。より気軽に、便利にウェブセミナーへ参加できる環境が整備され続けていますので、今後はさらにウェブセミナーの開催数や参加者数も増えることが想定されます。

ウェブセミナーを導入し、参加者を増やすチャンスに変えていきましょう。