株式会社UNICO(ユニコ)

WEB会議ソフトの導入方法とメリット ~ZOOMの活用~

2020年07月06日(月)
くたー

ASO部くたー

コロナ影響のため、出張や会議などが対面で行えなくなりました。

首都圏では多くの補助金が給付されたおかげもあってか、リモートワークで業務を行なう企業も増えました。しかし三重県内ではまだまだリモートワークが浸透しておらず、ましてWEB会議も浸透していない企業がほとんどです。
対面で会話できるのが一番である事は間違いないのですが、新型コロナウイルスの第二波など、新たな緊急事態宣言が発令された場合に対応するため、“今は使わないかもしれないけど万が一のために体制を整えておく”必要があるのではないでしょうか。

リモートワークソフトについては、別途「テレワークを成功させるための工夫と厳選ITツール」をご覧ください。

WEB会議ソフトって?

まずはWEB会議ソフトって何だ!?という方の為にご紹介します。
WEB会議ソフトは別名オンライン会議ソフトとも呼ばれ、インターネットを通じて、音声・映像・データ・画面共有等のやりとりができるソフトです。
インターネットに接続されている環境であれば、市内・市外を問わず、世界中どこでも利用できます。

おすすめオンライン会議ソフト

オンライン会議ソフトは次のようなものが人気です。
コロナ禍で各社大幅な機能が追加され、ほとんど差がないのが実情です。
しいて言うならば、通信の安定性やインターフェースの違いなどが挙げられます。

WEB会議ソフトで出来ること(ZOOMではどんなことができる?)

今回は実際にWEB会議ソフト「ZOOM」を活用した場合、どのような事ができるのかをまとめていきます。
基本は次のような2種類の利用パターンが想定されます。

【一対多パターン】
講師がメインで会議を進行させます。参加人数が多い学校の講義やセミナーではこのパターンで会議が進行します。参加者はホストによって、オーディオを強制的にOFFにされるなど制限されることも。

【多対多パターン】
全員がビデオ&オーディオONで参加します。全ての参加者が自由に発言が可能です。

映像&音声通話

映像と音声通話が利用できます。
複数でWEB会議を行なう場合は、画面上部に参加者が表示されます。
またそれぞれが「ビデオ、オーディオ」のオンオフを切り替えることができます。

チャットでメモを残す

WEB会議中に音声でのやりとりでは不十分だと感じられる場合、チャット機能を利用して、メモを残したり、添付ファイルを送ったりすることが可能です。

PCの画面を共有して説明する

例えば見積書や企画書の内容を社内で確認するために、パソコンの画面を参加者全員と共有する事ができます。

録画して議事録代わりにする

会議を行なった際に議事録代わりに、映像&音声を録画する機能があります。
※無料版では一部制限があります。

録画した映像は会議終了後に指定されたフォルダにmp4形式で保存されます。

実際使うために必要な作業

パソコンを準備する(内蔵マイク&カメラ)orヘッドセットの購入

ZOOMでWEB会議を開催するためには、カメラ・マイク等のハードウェア(機材)が必要となります。
ノートパソコンを利用していれば、一般的なモデルであれば最初からカメラやマイクが内蔵されていることが多いようです。


※ノートパソコンに内蔵されているカメラやマイクは品質が良くないものもあり、会議中に通話にノイズが乗る、映像が乱れる場合はWEBカメラやマイク、またはヘッドセットなどを購入すると解決することもあります。

オンライン会議ソフトのインストール

ZOOMは「https://zoom.us/」からソフトをダウンロードしインストールします。
また無料版では参加人数に制限(最大で100名)はありませんが、2人を越える会議を行なう場合は40分という制限が付きます。

会議の開始

ホスト・参加者側ともZOOMのインストールが完了したら、ZOOMを開き、会議を開催します。
ZOOMでは、「会議室を作成する(新規ミーティング)」という概念があり、ホスト側は会議を開催するまでに会議室を作成しておきます。
参加者側は、ホスト側より通知された会議室の番号(ミーティングID)で会議に参加します。

最後に~WEB会議は有りか否か~

 

WEB会議ソフト「ZOOM」を利用した感想ですが、安定した映像&音声配信でストレスなく会議が可能でした。
相手方の映像だけを映しつづけるのではなく、参考資料の投影(画面共有)やチャットを表示させながら要点を文字おこししたりと、会議として活用することにおいて、ストレスなく運用が可能でした。

パソコンの操作に不慣れな方の場合、操作に手間取ってなかなか会議が始められない、資料を送っても見る事ができないなど、操作面でのトラブルが発生する可能性がありますが、何度かWEB会議を進めていくうえで徐々に慣れてくるものではないでしょうか。

コロナ禍で様々な企業でWEB会議が取り入れられるようになり、多くの人がWEB会議のメリットを感じているようです。今後再び対面での会議ができなくなる場合に備えて、一度試験的にWEB会議を取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

ページトップ

株式会社UNICOロゴ

SERVICE MENU