メディアの中にデータが増え過ぎて、どうして良いかわからない私のような方へ捧ぐ

PC,スマートフォン、タブレット、毎日使うこれらIT機器の中にあるデータ、日頃から管理をしていますか。

私はできていません。私が所有するIT機器の中には、写真、音楽、動画、テキストなど、決して失いたくないデータが大量にあります。
故障や経年劣化でデータを失う可能性があることはわかっているのですが、「まあそのうち。」と先延ばしを繰り返しています。そんな現状をなんとかしたい！そこで今回のテーマは「データの管理をしよう！」です。

日々管理されている方、素晴らしいと思います。ぜひそのまま突っ走ってください。何もしてない方、一緒に頑張りませんか。ということで、データ管理の代表的な方法についてご紹介していきます。

①クラウドストレージ

まずはスマホ・タブレットについて。これは「クラウドストレージ」が便利で使いやすいでしょう。様々なサービスがあります。iPhoneユーザならば「iCloud」、Androidユーザも利用できる「Google Drive」、その他「One Drive」、「Dropbox」など、多様なサービスがあります。
基本無料ですが、容量上限を増やしたい方は有料版の利用が必要でしょう。

クラウドストレージについて、後ほど詳しくご紹介します。

②外付けHDD・NAS

次にPCについて。PCでもクラウドを使えますが、「外付けHDD」や「NAS」での管理も候補の１つかもしれません。大容量(１TB以上)の外付けHDDに定期バックアップを行うことは、有効な手段だと言えるでしょう。
さらに一歩先をゆくNASの導入もいいでしょう。NASは簡単にいうと「ネットワークに繋がった外付けHDD」のことで、いちいちUSB経由でデータのやりとりをせずともデータのバックアップが可能になります。さらに複数台のHDDを搭載することで、2重・3重のバックアップが可能になります。初期費用は少々お高めですが非常に堅牢です。

こちらも後ほど詳しくご紹介します。

「クラウドストレージ」のメリットは？注意点はあるの？

クラウドストレージとは、インターネットを介してファイルを保存できる倉庫のことです。
ストレージを提供する会社に利用登録を行うことで、保管スペースが割り当てられ、そこへ様々なファイルを格納できます。手元のPCやモバイル端末に保存しないので、ストレージへアクセスできる環境が整っていれば、端末や場所を問わずファイルにアクセスできるという特徴を持っています。

メリット

1番の強みはその「アクセス性」です。
例えば社外での打ち合わせの際、作成した議事録をその場でストレージへ格納しておくことで、帰社してすぐデスクのPCからデータにアクセスすることができます。これまでのようにUSB等でデータを移動する手間がなくなります。
また、「ファイル共有機能」も強みの1つです。
例えば外部とファイルを共有したい場合、そのファイルをストレージに格納して共有用のリンクをメールで送るだけで、相手はそのファイルを閲覧することができます。従来のようにメールでファイルを送る手間がはぶけます。また共有設定により、閲覧制限、編集権限付与などの細かいカスタマイズが可能です。

注意すべき点

多くのサービスでは常に専門の技術者がメンテナンス・最適化を行っているため、セキュリティ強度は高いといえます。
むしろ重要なのは、自社でのセキュリティ対策です。
パスワード等の社外秘情報の管理徹底、ストレージに格納するファイルの暗号化、ファイル共有時の人為的なミスの防止など、社内でルールを設けて運用することで、より安全性を高めることができます。

適切なセキュリティ対策を行い、存分にクラウドストレージを活用したいものです。
まだ利用されていない方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「外付けHDD」の種類やそれぞれの特徴って？

外付けHDD

には、大きく分けて「据え置き型」と「ポータブル型」という2つのタイプがあります。「据え置き型」はPCの近くに設置して使用します。容量が大きく1～4TB程度のデータを保存できます。業務データの保存に加えて、OSやアプリケーション等PC全体を丸ごとバックアップすることも可能です。

ただしコンセントから電力を得る必要があるため、配置の柔軟性は低く、自由に場所変更をしたり、持ち運ぶことは難しいです。

一方で「ポータブル型」は持ち運びに便利なタイプです。据え置き型に比べてサイズが小さく軽量なため、社外で作業をする時などに役立ちます。1TB以上の容量を持つタイプもあり、携帯性と容量を備えたバランスのいいタイプといえます。

注意する点は携帯時の取り扱いです。外付けHDDは精密機械なので、少しの衝撃が故障につながり、最悪データが消えてしまう恐れもあります。

NAS

NASはネットワーク接続が可能な外付けHDDです。
通常のUSB等とは異なり、例えば社内ネットワークにNASとPCを接続することで、接続したすべてPCからNASのデータを共有することができます。そのため社員間のデータ共有が非常にスムースになり、業務の効率化が図れます。

ただし社内ファイルサーバーとしてNASを運用する場合、RAID(複数台のHDDによる多重バックアップ環境)を構築するなど、データ損失に備えた対策が必須になりますが、複数台HDDを準備するため初期導入費用が必要になります。

目的に合わせて選択することが一番大事

上記3タイプの特徴（予算、容量、携帯性、ネットワーク機能など）と用途を照らし合わせて、必要な機能とそうでない機能を明確にすることでよりより選択が可能になるかと思います。データ管理や整理をお考えの方は一度ご検討されてはいかがでしょうか。

データは財産です。失ってからでは遅いです。
どの口がいうのか…！ということは置いておいて、みなさんも考えてみてください。